Whistleblowing

Gentile “Interessato”,

in conformità al Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”) e al D.lgs.196/2003 s.m.i (“Codice Privacy”) con il presente documento desideriamo informarLa in merito al trattamento dei dati raccolti nell’ambito dell’acquisizione e gestione delle segnalazioni di illeciti c.d. “Whistleblowing”. I dati saranno trattati secondo i principi di correttezza, liceità, trasparenza dei diritti, Suoi e di tutti gli interessati, nel rispetto degli obblighi di riservatezza imposti dalla normativa sulla privacy e dalla legge sul whistleblowing.

Il Titolare del trattamento dei dati personali è Alì S.p.A. (C.F. 00348980285), con sede legale in 35127 Padova, Via Olanda n. 2, e-mail privacy@alispa.com (di seguito il “Titolare”).

Per l’effettuazione della segnalazione in via telematica, il Titolare si avvale della piattaforma web MyGovernance di proprietà di MyGo S.r.l. nominata Responsabile del trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 del GDPR.

L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento è disponibile su richiesta dell’interessato all’indirizzo del Titolare sopra indicato.

I dati oggetto di trattamento sono quelli relativi alla segnalazione di presunte condotte illecite di cui sia venuto a conoscenza, effettuata secondo le modalità indicate dal Regolamento Whistleblowing adottato dal Titolare, ivi inclusa la documentazione eventualmente ad essa allegata.

Nell’ambito delle segnalazioni vengono trattati, oltre ai dati del segnalante, anche i dati relativi al soggetto segnalato (persona individuata quale possibile responsabile della condotta illecita riferita) o ad altri soggetti a vario titolo coinvolti nella segnalazione e possono riguardare – a seconda del contenuto della segnalazione – sia dati “comuni” (nome, cognome, ruolo lavorativo, ecc.), dati c.d. “particolari” (dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale o appartenenza sindacale, di cui all’art. 9 GDPR) e dati personali relativi a condanne penali e reati (di cui all’art. 10 GDPR).

Finalità 1: dare esecuzione alla procedura di segnalazioni adottata ai sensi della Legge 30 novembre 2017, n. 179 (recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o di irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”) e, pertanto, con la finalità di svolgere le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti. Inoltre, l’adozione di un canale informatico interno di segnalazione costituisce per il Titolare un obbligo ai sensi del D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24, che recepisce ed attua in Italia la Direttiva (UE) 2019/1937.

Base giuridica del trattamento: il trattamento è necessario per l’adempimento di obblighi di legge. Resta inteso che è necessario acquisire il consenso dell’interessato per ciascuna delle seguenti ipotesi:

i. verbalizzazione della segnalazione effettuata durante un incontro diretto con il gestore del Whistleblowing. In tal caso il consenso verrà acquisito in sede di incontro;

ii. registrazione vocale della segnalazione orale utilizzando la specifica funzionalità della piattaforma Whistleblowing. Il consenso verrà acquisito mediante la piattaforma;

iii. rivelazione dell’identità del segnalante nei casi previsti dalla legge. Il consenso verrà acquisito con trasmissione del modulo da parte del gestore del Whistleblowing.

Periodo di conservazione dei dati: per il tempo necessario al trattamento della segnalazione. In ogni caso, i dati sono conservati per il periodo di tempo necessario al trattamento delle segnalazioni e comunque non superiore a 5 anni a decorrere dalla comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del D.Lgs. n. 24/23. I dati raccolti, qualora manifestamente inutili o eccedenti per il trattamento della segnalazione, saranno immediatamente cancellati dal Titolare.

Finalità 2: finalità di tutela giudiziaria, per prevenire o perseguire illeciti.

Base giuridica del trattamento: il legittimo interesse del Titolare a tutelare i propri diritti e a prevenire illeciti.

Periodo di conservazione dei dati: fatto salvo quanto sopra, in caso di giudizio, i dati potranno essere trattati per finalità difensive fino al passaggio in giudicato della sentenza/estinzione del giudizio. I dati raccolti, qualora manifestamente inutili o eccedenti per il trattamento della segnalazione, saranno immediatamente cancellati dal Titolare.

Ove la segnalazione portasse all’instaurazione di un procedimento disciplinare nei confronti del responsabile della condotta illecita, l’identità del segnalante non verrà mai rivelata. Qualora la conoscenza dell’identità del segnalante fosse indispensabile per la difesa dell’incolpato, l’identità del segnalante sarà rivelata solo previo suo libero ed espresso consenso.

I dati personali forniti nell’ambito della segnalazione sono trattati dall’Organismo di vigilanza in qualità di Gestore del Whistleblowing, adeguatamente istruito in ordine alle finalità e alle modalità del trattamento nel rispetto del principio della riservatezza e più in generale della normativa in materia di protezione dei dati personali.

Ove il Gestore del Whistleblowing ravvisi la fondatezza della segnalazione, il solo contenuto della stessa potrà essere oggetto di trattamento da parte di soggetti interni alla struttura del Titolare specificatamente individuati, autorizzati ed istruiti ai sensi degli artt. 29 e 32 par. 4 GDPR e dell’art. 2 quaterdecies del Codice Privacy.

Il trattamento sarà effettuato con strumenti cartacei, informatici e telematici con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità sopra indicate e comunque in modo da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati stessi nel rispetto delle misure organizzative, fisiche e logiche previste dalle disposizioni vigenti.

I dati trattati per le predette finalità non sono trasferiti a paesi terzi all’esterno dell’Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo (SEE) o ad organizzazioni internazionali.

Per una o più delle suddette finalità, i dati potranno essere condivisi con l’Autorità Giudiziaria.

Gli interessati hanno il diritto di ottenere dal Titolare, ove ne ricorrano i presupposti normativi, l’accesso ai propri dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento (artt. 15 e ss. GDPR). I diritti potranno essere esercitati contattando il Titolare all’indirizzo e-mail sopra indicato
Gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti effettuato attraverso i sistemi di segnalazione di illeciti cd Whistleblowing previsti dal Regolamento Whistleblowing avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR, hanno il diritto di proporre reclamo, come previsto dall’art. 77 GDPR, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 GDPR).